Zorganizowanie konferencji – niezależnie od tego, ile ma zjawić się uczestników – to już dość poważne przedsięwzięcie, które wymaga długich przygotowań. Jednak dzięki nam – a właściwie naszym wskazówkom – wszystko może odbyć się bezstresowo i będziemy mogli się skoncentrować tylko na właściwej częściej merytorycznej. Co oczywiście nie oznacza, że nie należy włożyć żadnego wysiłku logistycznego. Wręcz przeciwnie. A od czego należy zacząć? Najlepiej od początku, czyli…

1. Liczba uczestników

Bez odpowiedniej koncepcji trudno o końcowy sukces. Dopiero po ustaleniu liczby uczestników, możemy rozpocząć wnikliwe poszukiwania sali naszych marzeń, dostosowanej do profilu konferencji. Jeśli zamierzamy poruszać tematy nowoczesnych technologii, sala również musi być dopasowana do koncepcji, aby zagwarantować wszystkim uczestnikom odpowiedni komfort i warunki do dyskusji na odpowiednim poziomie.

2. Określ budżet

Przygotowując scenariusz, musimy wziąć pod uwagę nie tylko tematykę, lokalizację, liczbę uczestników, ale również przewidziany budżet na konferencji, aby móc skoncentrować się na konkretnych elementach programu. W niektórych przypadkach będziemy zmuszeni zrezygnować z kilku punktów, aby dopiąć budżet. Oczywiście – jak to bywa przy organizacji imprez różnego typu – powinna być również przewidziana pula na nieprzewidziane wydatki.

3. Akcja lokalizacja

Powodzenie całej operacji często zależy od lokalizacji. Mało atrakcyjna może zniechęcić potencjalnych uczestników. Nawet jeśli sala konferencyjna jest bardzo elegancko zaaranżowana i spełnia wszelkie normy, zarówno estetyczne, jak i ergonomiczne, to nie możemy pomijać tak ważnych aspektów jak dojazd i noclegi. Zazwyczaj część osób dociera na miejsce z odległych zakątków Polski, więc musimy pomyśleć o zorganizowaniu im noclegu czy posiłku po podróży. Inwestycja, która może się zwrócić. Zostaniemy ocenieni pozytywnie, co przełoży się na kolejne konferencje.

Każda konferencja jest inna i – chociaż nie ma w tym nic odkrywczego – powinniśmy wybierać takie sale, które są najbardziej uniwersalne, pozwalające na ingerencję w konstrukcji sali (np. przesuwanie ścian), aby dostosowań wnętrze do własnych potrzeb. Nie inaczej jest z rozstawieniem krzeseł konferencyjnych, ustawieniem ekranu czy nagłośnieniem.

Skoro już przy wyposażeniu jesteśmy, warto zadbać o komfort uczestników, zwłaszcza że konferencje często trwają kilka godzin. Wygodne krzesła to podstawa. Powinny dopasowywać się do kształtu ciała i – szczególnie w okresie wiosenno-letnim – oddychać razem z nim.